Das Mailarchiv

Rechts- und revisionssichere Archivierung von Emails nach GoBD

 

Worum geht es hier genau?

Nach GoBD müssen alle Unternehmen ihre Emails archivieren, wenn sie Geschäfte über diese vorbereiten oder abwickeln. Wenn also „Handelsbriefe“ wie Angebote, Aufträge und/oder Rechnungen per Email verschickt und/oder empfangen werden, trifft diese Regel zu und es ist zwingend notwendig, alle Emails rechts- und revisionssicher in einem durchsuchbarem Archiv vorzuhalten (Link zu Wikipedia). Es ist nicht zulässig, die Emails einfach auszudrucken, nur Belege in ihrer ursprünglichen Form werden von den Finanzbehörden akzeptiert.

Der Handlungsbedarf

Wenn Sie nach dem Lesen der letzten Zeilen festgestellt haben, dass Sie betroffen sind, sollten Sie sich dringend Gedanken über Lösungen machen – wir bieten Ihnen eine Lösung dazu an. Wir stellen Ihnen eine cloudbasierte Möglichkeit an, diese gesetzlichen Auflagen zu erfüllen. Die Vorteile der Cloud sind vielfältig: Sie müssen keine teure Hardware zu diesem Zweck anschaffen und warten, ersparen sich Kosten für Strom und bekommen Beratung und Komplettservice. Besonders für kleine Unternehmen oder „Ein-Mann-Firmen“ ist unsere Cloud ein sinnvoller und günstiger Weg die Vorgaben umzusetzen und ist zum Beispiel auch für Handwerker beherrschbar.

Emails archivieren hat auch Vorteile

Die Archivierung ihrer Emails ist aber nicht einfach nur eine lästige Pflicht in der Buchhaltung. Die schnelle und präzise Durchsuchbarkeit des Archivs ermöglicht es auch Zeit zu sparen, wenn Sie eine ganz bestimmte Email suchen. Dabei werden auch Dateianhänge in den meisten gängigen Formaten berücksichtigt und sind ebenso durchsuchbar. Außerdem bietet sich hier auch die Gelegenheit, sich eine individuelle und gut merkbare Emailadresse einzurichten, auch mit ihrer eigenen Domain. Eine richtig gute Emailadresse gibt es zwar nicht gratis – macht sich aber bezahlt! Ein entgangener Auftrag, weil der Kunde sich die ellenlange Adresse nicht merken konnte, kostet deutlich mehr als die geringe Gebühr für ein bezahltes Postfach. Diese Ausgaben sind also nicht umsonst!

Emails sollen wie Post in eine virtuelle, durchsuchbare Kiste abgelegt werden.

2-4 Mailarchive

7,50 €
  • Für Handwerker mit kleinem Büro o.ä.
  • Mailkonten ab 0,90 € pro Konto extra möglich (Domain nicht inklusive, z.B. info@beispielfirma.de, buchhaltung@beispielfirma.de)

5-9 Mailarchive

6,- €
  • Kleine Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Abteilungen
  • Mailkonten extra möglich, Preise werden individuell berechnet

Die Abrechnung erfolgt nach Absprache vierteljährlich oder jährlich. Alle Preise verstehen sich pro zu archivierendem Mailkonto und Kalendermonat. Der erste Monat wird dabei nicht berechnet, ist also kostenlos. 2GB Speicher pro Mailkonto sind inklusive, jedes weitere angefangene GB kostet 0,50 € pro Monat. Vertragsaufzeit mindestens ein Jahr. Die Laufzeit verlängert sich automatisch um ein Jahr, wenn nicht mindestens 1 Monat vor Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird. Nach Beendigung des Vertrags erhalten Sie die Daten Ihres Archivs gegen 119 € Servicepauschale (Preis ohne Datenträger).

Wir helfen Ihnen gerne auch mit der Verfahrensdokumentation, welche in der GoBD gefordert wird (siehe dort, u.a. Kapitel 10.1). Eine erste Orientierungshilfe bietet Ihnen beispielsweise die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V..

Wenn Sie 10 oder mehr Archive benötigen, vereinbaren wir mit Ihnen einen individuellen Gesamtpreis. Ab etwa 25 zu archivierenden Postfächern ist es wahrscheinlich wirtschaftlich, das Archiv auf eigener Hardware zu betreiben. Natürlich unterstützen wir Sie auch bei solchen Projekten gerne!

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